Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver vilka typer av personuppgifter Ginsi kan behandla, för vilka tekniska ändamål och hur registrerade kan utöva sina rättigheter. Policyn utgör inte ett personuppgiftsbiträdesavtal och godkänner inte en generell rättslig grund, lagringstid, överföringsmekanism eller leverantörsregion. Sådana uppgifter ska fastställas och dokumenteras för den aktuella behandlingen innan verkliga kund- eller respondentuppgifter tas i bruk.

1. Personuppgiftsansvarig

Ginsi AB (org.nr 559581-0523), Stockholm, Sverige. E-post: privacy@ginsi.se.

Ginsi AB är personuppgiftsansvarig när Ginsi bestämmer ändamål och medel för behandlingen, till exempel för egen konto-, säkerhets- och kontaktadministration. När en kundorganisation bestämmer ändamål och medel och Ginsi endast behandlar uppgifter enligt dokumenterade instruktioner är kunden personuppgiftsansvarig och Ginsi personuppgiftsbiträde. Den exakta rollfördelningen och ett eventuellt personuppgiftsbiträdesavtal ska fastställas separat innan sådan behandling startar.

2. Vilka uppgifter kan behandlas?

2.1 Organisationsanvändare

Organisationsnamn, organisationsnummer och kontaktuppgifter
Kontoinformation, inbjudningar, roller, behörigheter och preferenser
Enkätinnehåll, svar, resultat och analysunderlag som hör till organisationen
Utvalda sessions-, säkerhets- och aktivitetshändelser där respektive funktion registrerar dem
Abonnemangs- och produktåtkomststatus samt äldre Stripe-identifierare och historiska leverantörshändelser som finns kvar för avstämning och separat rensning vid kontoradering. Ginsi lagrar inte fullständiga betalkortsuppgifter

Autentiseringsleverantören hanterar inloggningsuppgifter. Ginsis applikation lagrar eller visar inte användarens lösenord i klartext.

2.2 Respondenter

Den offentliga svarsvägen lagrar enkätens identifierare, svar, tidsuppgifter och teknisk slutförandestatus. Den begär inte respondentens namn eller e-postadress och lagrar inte en rå IP-adress tillsammans med svaret. För hastighetsbegränsning omvandlas IP-adressen till ett saltat hashvärde i en separat teknisk post.

Enkätsvar är därför pseudonyma, inte garanterat anonyma. Fritext som respondenten själv skriver och attribut från särskilt konfigurerade importvägar kan indirekt identifiera en person. Ginsi är utformat för att motverka identifiering av enskilda och för att dölja resultat för små grupper, men detta ersätter inte kundens informations- och dataskyddsansvar.

2.3 Webbplatsbesökare

Med ditt samtycke använder Ginsi AB Google Analytics 4 på vår publika webbplats ginsi.ai. Det hjälper oss att se hur webbplatsen används, varifrån besökarna kommer och om de öppnar eller skickar en kontakt- eller demoförfrågan. Google tar emot en webbläsaridentifierare, sidans webbadress utan frågeparametrar eller fragment, den hänvisande webbplatsens ursprung (protokoll och domän samt eventuell port), tidpunkter för händelser och grundläggande uppgifter om webbläsare, enhet och ungefärlig plats. Google-taggen laddas först när du har samtyckt.

Google Analytics används inte i inloggade arbetsytor eller på sidor för inloggning, inbjudan eller lösenordsåterställning. Vi skickar inte formulärens innehåll, namn, e-postadresser eller kunduppgifter till Google Analytics. Google-signaler, annonsanpassning, Googles funktion för insamling av uppgifter som användaren lämnar och förbättrad mätning är avstängda. De frivilliga inställningarna för datadelning med Google är också avstängda.

Vår rättsliga grund för denna webbplatsanalys är samtycke (artikel 6.1 a GDPR). Du kan tacka nej utan att förlora tillgången till webbplatsen eller återkalla samtycket via Cookie-inställningar i sidfoten eller på cookiepolicysidan. Återkallande stoppar framtida insamling och tar bort webbplatsens Analytics-cookies; det påverkar inte lagligheten i behandlingen före återkallandet.

Google behandlar Analytics-data för vår räkning enligt sina databehandlingsvillkor. Behandling kan ske utanför EU/EES, bland annat i USA. Google beskriver sina överföringsskydd, inklusive EU–US Data Privacy Framework och standardavtalsklausuler, i den länkade överföringsdokumentationen. Detta är inget löfte om lagring enbart inom EU.

Lagringstiden för Analytics-cookies är högst 60 dagar och förlängs inte när du besöker en ny sida. Användar- och händelsedata sparas i två månader; tiden förlängs inte vid ny aktivitet. De här inställningarna anger ingen raderingsfrist för aggregerade standardrapporter. Kontakta privacy@ginsi.se om du vill begära tillgång till eller radering av dina uppgifter. Vi kan behöva mer information för att hitta den post som hör till din webbläsare.

Googles databehandlingsvillkor · Googles överföringsskydd

Separat använder Ginsi-applikationen Vercel Web Analytics för sidvisningsstatistik. Applikationskoden utesluter känsliga och tokenbärande vägar, tar bort frågesträngar och fragment och ersätter enkätidentifierare i dashboardvägar med en platshållare innan en händelse skickas. Infrastrukturleverantörer kan ändå behandla teknisk trafikmetadata på nätverksnivå. Se cookiepolicyn för information om cookies och lokal lagring.

3. Rättsliga grunder

Tillämplig rättslig grund ska fastställas för varje behandling innan den tas i bruk. Denna policy godkänner inte avtal, berättigat intresse, samtycke eller rättslig förpliktelse som generell grund för all användning av Ginsi.

När Ginsi är personuppgiftsansvarig ansvarar Ginsi för att dokumentera rättslig grund och, när det krävs, genomföra en intresseavvägning eller inhämta samtycke. När kundorganisationen är personuppgiftsansvarig ansvarar kunden för motsvarande bedömning och information till respondenterna. En livebehandling som saknar dokumenterad grund och nödvändiga avtal ska inte aktiveras. Kontakta privacy@ginsi.se för information om den grund som gäller för en viss behandling.

4. Hur kan uppgifter användas?

Beroende på den aktuella, rättsligt godkända behandlingen kan uppgifter användas för att:

administrera konton, inbjudningar, roller och produktåtkomst
skapa, distribuera och lagra enkäter och svar för kundorganisationens räkning
beräkna aggregat och skapa de insikter, rekommendationer och notifieringar som är aktiverade för organisationen
skicka transaktionella meddelanden
skydda tjänsten genom behörighetskontroller, hastighetsbegränsning och säkerhetsuppföljning
avstämma och rensa äldre leverantörsidentifierare och historiska händelser
uppfylla tillämpliga rättsliga skyldigheter efter att behandlingsgrund och lagring har fastställts

5. AI-behandling av data

5.1 Vad som behandlas

På aktiverade analysvägar kan Ginsi skicka enkätunderlag, aggregerad statistik och fritext till Anthropics API. Vägspecifik dataminimering och sanering används före överföring. Saneringen tar bort vissa kända direkta mönster men kan inte garantera att all indirekt identifierande information försvinner. Respondenter bör därför undvika namn och andra personuppgifter i fritext.

5.2 Dataminimering och begränsningar

Den offentliga svarsvägen lägger inte till namn, e-postadress eller rå IP-adress i enkätsvaret. Det är däremot inte möjligt att lova att direkta eller indirekta personuppgifter aldrig når en analysväg, eftersom en respondent kan skriva sådan information i fritext. Vilka fält som får behandlas och lämna Ginsi ska dokumenteras och godkännas för respektive liveväg.

5.3 Automatiserad analys

Ginsis konfigurerade analysjobb kan skapa sammanfattningar, rekommendationer, varningar och notifieringar. Tillgänglighet och körfrekvens beror på den aktiverade funktionen, dess datatrösklar och organisationens inställningar. Användare kan hantera de notifieringsinställningar som den aktuella funktionen erbjuder.

5.4 Syfte, rättslig grund och konsekvensbedömning

Syftet med AI-behandlingen är att tillhandahålla avtalade analysfunktioner. Rollfördelning, rättslig grund och behovet av en konsekvensbedömning ska bedömas och dokumenteras för den aktuella användningen innan verkliga personuppgifter behandlas. Denna policy påstår inte att en viss grund eller konsekvensbedömning redan har godkänts.

5.5 Automatiserat beslutsfattande

De nuvarande tekniska vägarna skapar analysunderlag och notifieringar; de fattar inte själva bindande beslut om en enskild person. Kundorganisationen ansvarar för mänsklig bedömning och får inte använda Ginsi som ensam grund för beslut med rättslig eller liknande betydande verkan utan en separat, laglig och dokumenterad bedömning.

6. Internationella överföringar

Vissa leverantörsvägar kan innebära behandling utanför EES eller i global infrastruktur. Applikationskoden visar vilka tekniska tjänster som anropas men bevisar inte behandlingsregion, underleverantörer, certifiering, lagringstid eller överföringsmekanism.

Innan verkliga personuppgifter behandlas genom en sådan väg ska behandlingsländer, mottagare, tillämplig överföringsmekanism och nödvändiga kompletterande skyddsåtgärder verifieras och dokumenteras. Den aktuella informationen ska lämnas till registrerade och regleras i nödvändiga kundavtal. Kontakta privacy@ginsi.se för den bedömning som gäller för en viss behandling.

7. Delning och tekniska leverantörer

Den nuvarande implementationen innehåller följande tekniska leverantörsvägar:

Supabase — datalagring och autentisering
Anthropic — AI-analys på aktiverade analysvägar
Lettermint — kontomejl och aviseringar
Google Analytics — analys av den publika webbplatsen efter samtycke
Vercel — webbdrift och besöksstatistik
Cloudflare — trafikleverans och skydd på delar av infrastrukturen
Stripe — äldre betalningsintegration under leverantörsavstämning. Händelsemottagaren är parkerad och behandlar inga signerade leverantörshändelser. Historiska händelseposter sparas som avstämningsunderlag, och äldre leverantörsidentifierare behålls för att hitta motsvarande leverantörspost i den separata rensningen vid kontoradering. Dessa uppgifter väljer inte faktureringslösning och styr inte produktåtkomst

Listan beskriver tekniska integrationer som kan verifieras i implementationen. Den utgör inte ett godkännande av underbiträden eller ett löfte om region, certifiering, överföringsmekanism eller leverantörens lagringstid. Sådana villkor samt eventuell förhandsinformation och invändningsrätt ska regleras i ett separat, godkänt personuppgiftsbiträdesavtal innan verkliga kunduppgifter behandlas.

8. Datalagring och gallring

En slutlig lagrings- och gallringsmatris för verkliga kunduppgifter är ännu inte godkänd. Innan sådan behandling startar ska matrisen ange ändamål, rättslig grund, lagringstid eller objektiva gallringskriterier, ansvarig ägare, eventuell legal hold, backuphantering och verifierbar radering för varje datakategori.

Konto- och organisationsuppgifter ska endast bevaras så länge de behövs för ett godkänt konto-, säkerhets-, avtals- eller lagändamål
Enkätsvar och analysresultat ska följa den tid och det raderings- eller anonymiseringsförfarande som godkänns för kundens behandling
Säkerhets-, hastighetsbegränsnings-, notifierings- och aktivitetsdata ska få en uttrycklig och tekniskt verkställd gallringstid
Bokföringsmaterial och uppgifter under legal hold ska endast bevaras i den omfattning och under den tid som tillämplig lag kräver
Backupperiod och återställningsbeteende ska beskrivas först när den verkliga backuptopologin har verifierats

För den befintliga ägarinitierade kontoraderingen används slutet på en kvarvarande äldre leverantörsperiod när en sådan post finns; annars använder koden en 30-dagars schemaläggning, eller omedelbar radering om ägaren väljer det. Leverantörsposten anger inte om organisationen har Ginsis abonnemang och styr inte produktåtkomst. Detta beskriver den nuvarande tekniska raderingsvägen, inte en godkänd generell lagringstid, avtalsuppsägning eller offboardingprocess.

9. Roller enligt GDPR

9.1 När Ginsi är personuppgiftsbiträde

När en kundorganisation bestämmer enkätens ändamål och medel är organisationen normalt personuppgiftsansvarig. Om Ginsi då endast behandlar uppgifter enligt dokumenterade instruktioner är Ginsi personuppgiftsbiträde. Den exakta rollfördelningen, instruktionerna och villkoren ska fastställas i ett separat godkänt avtal innan behandlingen startar. Varken denna policy eller de offentliga användarvillkoren utgör det avtalet.

9.2 När Ginsi är personuppgiftsansvarig

Ginsi är personuppgiftsansvarig för de egna behandlingar där Ginsi bestämmer ändamål och medel, exempelvis viss konto-, säkerhets-, kontakt- och verksamhetsadministration. Ändamål, rättslig grund och gallring ska dokumenteras per behandling.

10. Dina rättigheter enligt GDPR

Beroende på behandlingen och tillämplig lag kan du ha rätt till tillgång, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invändning samt rätt att inte bli föremål för vissa automatiserade beslut. Dessa rättigheter begränsas inte av att ett enkätsvar är pseudonymt.

Den offentliga svarsvägen lägger inte till direkta identifierare i enkätsvaret, men fritext kan indirekt identifiera en person. Det kan göra det svårt att hitta ett visst svar utan ytterligare information. Om kundorganisationen är personuppgiftsansvarig bör begäran i första hand riktas till organisationen; Ginsi ska bistå enligt tillämplig lag och ett godkänt personuppgiftsbiträdesavtal.

För att utöva dina rättigheter, kontakta privacy@ginsi.se. Vi hanterar begäran utan onödigt dröjsmål och normalt senast inom en månad. Tiden kan förlängas när lagen tillåter det, och vi kan begära den information som är nödvändig för att verifiera identitet och hitta berörda uppgifter.

Begäran bedöms manuellt och uppgifter lämnas i det format som den tillämpliga rättigheten kräver. Denna policy lovar inte en fullständig organisationsexport eller leverans i ett visst CSV- eller JSON-format. Företagsexport och avtalsmässig dataretur är separata frågor som ska fastställas innan livekundbehandling.

11. Säkerhet

Ginsi använder tekniska skydd där de kan verifieras i den aktuella implementationen:

HTTPS/TLS för dataöverföring
autentisering och stöd för TOTP
roll-, tenant- och behovsbaserade åtkomstkontroller, inklusive RLS och begränsade SQL-rättigheter på de gränser där de är implementerade
separat, saltad hashning av IP-identitet för offentlig hastighetsbegränsning
vägspecifik pseudonymisering, aggregering och sanering före vissa analysanrop
loggning av utvalda säkerhetskänsliga operationer

Detta är inte ett påstående om att varje tabell, operation eller leverantör omfattas av samma kontroll. Backup, återställning, incidentrutiner och eventuella kundnotifieringstider ska beskrivas först efter att respektive kontroll och ansvar har verifierats och godkänts.

12. Cookies och lokal lagring

Se vår cookiepolicy för information om cookies, lokal lagring och sidvisningsanalys.

13. Barn och ungdomar

Ginsi är en tjänst för organisationer och riktar sig inte direkt till barn. En kund som avser att låta minderåriga besvara en enkät måste före användning bedöma information, rättslig grund, samtyckeskrav och andra tillämpliga skydd. Kontakta privacy@ginsi.se om du tror att Ginsi behandlar uppgifter om ett barn så att begäran kan bedömas enligt tillämplig lag.

14. Ändringar av denna policy

Vi publicerar en ny version och uppdateringsdatum när policyn ändras. Om tillämplig lag eller ett godkänt kundavtal kräver särskild information eller ett nytt godkännande ska det hanteras innan den berörda ändringen börjar tillämpas.

15. Kontakt och klagomål

Frågor om dataskydd: privacy@ginsi.se.

Du har rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina uppgifter behandlas felaktigt: www.imy.se.